Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Verksamhetssekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och strukturerad Verksamhetssekreterare som vill vara en nyckelperson i vår organisation. Som Verksamhetssekreterare kommer du att arbeta nära ledningen och andra avdelningar för att säkerställa att verksamheten fungerar smidigt och effektivt. Du kommer att ha en central roll i att samordna administrativa processer, hantera dokumentation och bidra till utvecklingen av interna rutiner.
I denna roll förväntas du ha god organisationsförmåga, vara självgående och ha ett öga för detaljer. Du kommer att vara ansvarig för att planera och följa upp möten, skriva protokoll, hantera korrespondens och bistå i projektadministration. Du kommer även att vara en kontaktpunkt för både interna och externa intressenter, vilket kräver god kommunikationsförmåga och ett professionellt bemötande.
Arbetsuppgifterna kan variera beroende på verksamhetens behov, men du kommer att ha en viktig roll i att säkerställa att administrativa rutiner följs och att information hanteras korrekt. Du kommer också att bidra till förbättringsarbete och effektivisering av administrativa processer.
Vi söker dig som har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och som trivs i en roll där du får ta ansvar och arbeta proaktivt. Du bör ha god datorvana, särskilt i Office-paketet, och kunna uttrycka dig väl i både tal och skrift på svenska. Erfarenhet från offentlig sektor eller ideell verksamhet är meriterande.
Om du är en person som gillar att ha många bollar i luften, är lösningsorienterad och har ett genuint intresse för att bidra till en välfungerande organisation, då kan detta vara rätt roll för dig. Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö med engagerade kollegor och möjlighet till personlig utveckling.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Samordna och planera interna möten och aktiviteter
- Skriva protokoll och sammanställa dokumentation
- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Stötta ledningen i administrativa uppgifter
- Bidra till utveckling av interna rutiner och processer
- Fungera som kontaktperson för interna och externa parter
- Administrera projekt och följa upp deadlines
- Säkerställa att dokumenthantering sker enligt riktlinjer
- Delta i förbättringsarbete inom administrationen
- Utföra övriga kontorsrelaterade uppgifter vid behov
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning, gärna med administrativ inriktning
- Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete
- God datorvana, särskilt i Microsoft Office
- Förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska
- Strukturerad och noggrann med god organisationsförmåga
- Självständig men också en god lagspelare
- Erfarenhet av protokollföring och dokumenthantering
- Meriterande med erfarenhet från offentlig sektor eller ideell verksamhet
- God problemlösningsförmåga och initiativtagande
- Flexibel och stresstålig i en föränderlig miljö
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Hur hanterar du flera uppgifter med korta deadlines?
- Har du tidigare arbetat med protokollföring?
- Hur ser du på rollen som stöd till ledningen?
- Vilka IT-system har du erfarenhet av?
- Hur säkerställer du att dokumentation är korrekt och uppdaterad?
- Har du erfarenhet av att arbeta i offentlig sektor?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under stress?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur bidrar du till ett gott samarbete i teamet?
